Dans un monde du travail en constante évolution, où le télétravail est pratiqué par plus de la moitié des entreprises et où la frontière entre vie privée et vie professionnelle n’est pas toujours aisée à distinguer, l’usage de son ordinateur portable professionnel pose un certain nombre de questions.
Le cabinet Basic Rousseau vous aide à y voir plus clair entre les usages permis et les usages interdits sur votre ordinateur portable professionnel.
L’ordinateur portable professionnel : quel usage ?
L'ordinateur portable professionnel est un outil essentiel pour les employés, car il sert à accomplir une variété de tâches liées à leurs responsabilités au travail. Il permet la communication via des e-mails, des appels vidéo, des réunions virtuelles, et favorise la productivité en facilitant la recherche d’information et la création et la gestion de documents, de feuilles de calcul et de présentations.
Il peut également être utilisé pour accéder à l’intranet de son entreprise et à des logiciels professionnels spécifiques. Il contient souvent de nombreuses données sensibles et constitue à ce titre un enjeu important en matière de cybersécurité.
En définitive, l'ordinateur portable professionnel est un outil polyvalent essentiel qui joue un rôle crucial dans la vie quotidienne de nombreuses entreprises en France et dans le monde.
Les obligations du salarié vis-à-vis du matériel informatique ?
Le Code du travail pose une obligation d’information qui pèse sur l’employeur, puisqu’il lui appartient d’informer le salarié des conditions d’utilisation et de maintenance de l’ordinateur, de la conduite à tenir face aux situations anormales prévisibles et des conclusions éventuellement tirées de l'expérience acquise, permettant ainsi de supprimer certains risques (art. R. 4323-1 du Code du travail). L’employeur doit également informer le salarié de toute restriction relative à l'usage des équipements et outils informatiques et des sanctions en cas de non-respect des règles applicables.
Le salarié a, également, des obligations vis-à-vis du matériel informatique fourni par l’employeur. Ces obligations varient selon les politiques de l’entreprise et le secteur dans lequel vous évoluez, mais elles incluent généralement la protection des données confidentielles de l'entreprise et des clients, et le respect des politiques de sécurité informatique, telles que la création de mots de passe solides.
Quel logiciel puis-je télécharger sur mon ordinateur portable professionnel ?
Les logiciels que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur portable professionnel dépendront des tâches qui vous sont confiées, des politiques de l'entreprise, de la charte informatique ou du règlement intérieur et des autorisations accordées par votre service informatique.
Concernant les logiciels et l’utilisation des ressources informatiques, avant le 24 septembre 2017, tous les coûts liés au télétravail, « notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci » étaient à la charge de l'employeur (C. trav., art. L. 1222-10).
Désormais cette obligation est supprimée et c’est l’accord collectif (ou la charte informatique) qui organise une prise en charge des coûts et remboursements forfaitaire ou au réel.
Le principe posé par la Chambre sociale de la Cour de cassation selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l'exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail s’applique également dans le cadre des dépenses pouvant être engagées par le salarié pour l’achat d’un logiciel ou un équipement informatique.
En outre, l’accord national interprofessionnel du 26novembre 2020 sur le télétravail prévoit cette prise en charge par l’employeur, avec une réserve : la validation de l’employeur doit être préalable à toute dépenses devant être engagées par le salarié (art.3.5.1. de l’ANI du 26 nov. 2020).
Puis-je utiliser mon ordinateur portable professionnel pour aller sur les réseaux sociaux ?
L'autorisation d'utiliser les réseaux sociaux sur votre ordinateur professionnel dépend à la fois des politiques de votre entreprise et de votre poste. Il faudra se référer à la charte informatique ou le règlement intérieur pour connaître les règles d’utilisation, à défaut interroger (par écrit) le supérieur hiérarchique ou le DRH puisque selon le profil des entreprises, certaines permettent l’accès aux réseaux sociaux pendant les pauses ou en dehors des heures de travail, tandis que d'autres restreignent ou bloquent complètement cet accès sur les ordinateurs professionnels avec des logiciels spécialisés, notamment pour des raisons de cybersécurité.
Certains réseaux sociaux sont même totalement interdits sur les appareils professionnels de certaines entreprises ou institutions. L’installation du réseau social chinois TikTok sur les appareils professionnels a, par exemple, été interdite pour le personnel du Parlement européen, du Conseil européen et de la Commission européenne. Cette mesure vise à protéger la Commission contre les cybermenaces et les agissements qui pourraient être ensuite exploités à des fins de cyberattaques ciblant l’institution.
À l’inverse, pour certains employés, l’utilisation des réseaux sociaux fait partie intégrante de leurs responsabilités professionnelles. Par exemple, les commerciaux peuvent utiliser LinkedIn pour prospecter, les community managers doivent gérer les réseaux sociaux de l’entreprise, et les professionnels du marketing ont besoin d'accéder aux réseaux sociaux pour mener à bien leurs tâches.
Puis-je utiliser mon ordinateur portable professionnel pour regarder du streaming ou surfer sur le web ?
Comme pour les réseaux sociaux, l'utilisation de votre ordinateur portable professionnel pour regarder Netflix, Amazon Prime ou toute autre plateforme de streaming dépend des politiques spécifiques de votre entreprise. Certaines entreprises peuvent interdire ou même bloquer l’accès à ces sites sur les équipements professionnels. Dans ce cas de figure, il n’est évidemment pas possible d’utiliser son ordinateur portable professionnel pour regarder Netflix.
D’autres entreprises peuvent permettre cet accès. Il convient de bien s’assurer auprès de son employeur que cet usage est conforme aux règles mises en place dans l’entreprise et notamment à celles assurant la protection des données personnelles du salarié et celles traitées par ce dernier à des fins professionnelles.
En outre, il va sans dire que cet usage doit prendre place en dehors des heures de travail, sous peine de risquer un licenciement :
Ainsi un agent de sécurité a vu son licenciement pour motif personnel confirmé par le juge notamment parce qu’il avait amené un lecteur DVD pour regarder un match de basket sur son ordinateur professionnel pendant son temps de travail (CA de Metz, 20 août 2014, 13/02845).
Puis-je prêter mon ordinateur portable professionnel à un membre de ma famille ?
Il est fortement déconseillé de prêter votre ordinateur portable professionnel à un membre de votre famille ou à toute autre personne qui n'est pas un employé autorisé de l'entreprise.
Si un usage personnel de votre ordinateur portable professionnel peut être toléré par certaines entreprises, dans les limites rappelées dans cet article, le prêt de l’ordinateur portable professionnel à un proche pose de trop nombreux risques, notamment en matière de sécurité et de confidentialité des données présentes sur cet ordinateur.
Mon employeur peut-il consulter mes mails et fichiers personnels stockés sur mon ordinateur portable professionnel ?
La vie privée du salarié est protégée lorsqu'il utilise l’ordinateur mis à sa disposition par son employeur.
Ainsi, votre employeur ne peut pas librement consulter vos courriels ou vos fichiers personnels si ces derniers sont identifiés en tant que tel. Concrètement, il doit être fait explicitement mention de leur caractère « personnel » ou « privé » dans le nom du fichier ou le nom du dossier dans lequel ils se trouvent.
Cette qualification explicite de « personnel » ou de « privé » est essentielle : la seule dénomination « mes documents » donnée à un fichier créé par le salarié à l'aide de l'outil informatique mis à sa disposition par l'employeur pour les besoins de son travail ne lui confère pas un caractère personnel, de sorte que l'employeur est en droit de l'ouvrir hors la présence de l'intéressé (Cass., soc., 10 mai 2012, n° 11-13.884).
De même, le fait que le dossier porte les initiales du salarié ou son prénom ne signifie pas que les fichiers contenus dans ce dossier soient privés (Cass., soc., 21 oct. 2009, n°07-43.877 ; Cass., soc., 8 déc. 2009, n° 08-44.840).
Concernant spécifiquement les fichiers identifiés comme personnels et stockés sur le disque dur de votre ordinateur professionnel, l’employeur pourra tout de même les ouvrir mais uniquement en votre présence ou après vous avoir dument appelé, sauf en cas de risque ou d’événement particulier pour l’entreprise (Cass., soc., 17 mai 2005, n° 03-40.017).
La notion de risque ou d’évènement particulier pour l’entreprise est appréciée strictement par les juges, qui ont par exemple retenu que la découverte de quelques photos érotiques ne constituait pas un risque ou un évènement particulier justifiant l'ouverture des fichiers personnels hors de la présence de l'intéressé (Cass., soc., 17 mai 2005,précité).
Les messages électroniques échangés entre salariés, via une messagerie personnelle instantanée installée sur l'ordinateur professionnel d'un salarié, sont couverts par le secret des correspondances et ne peuvent dès lors être produits en justice. Selon la cour d'appel, « à l'évidence un tel compte de messagerie est personnel et distinct de la messagerie professionnelle sans qu'il soit besoin d'une mention “personnel“ ou encore “ conversation personnelle“ » (Cass. soc., 23 oct. 2019, n° 17-28.448).
Mon employeur peut-il contrôler ce que je fais sur internet avec mon ordinateur portable professionnel ?
Si de nombreux moyens existent aujourd’hui pour surveiller l’activité de ses employés sur internet, et que l'employeur a le droit de contrôler et de surveiller l'activité de son personnel durant le temps de travail, il ne peut pas mettre en œuvre un dispositif de contrôle sans l’avoir préalablement portée à la connaissance des salariés (Cass., soc.,22 mai 1995, n° 93-44.078).
Ainsi, une cour d'appel a pu juger qu'un licenciement reposant sur l'analyse de l'utilisation du poste de travail du salarié était, à défaut d'information préalable du salarié sur cet usage, sans cause réelle et sérieuse (CA Montpellier, ch. soc., 6 juin 2001, n° 00/01851).
L'employeur doit également justifier le contrôle exercé en démontrant qu’il possède bien un intérêt légitime, tel que des problèmes de sécurité ou la nécessité d'éviter des usages abusifs ou préjudiciables à l'entreprise. En outre, les moyens mis en place pour contrôler cette activité doivent être proportionnés.
Ainsi la surveillance via un « keylogger »,qui permet d'enregistrer les actions sur un ordinateur et notamment toutes les frappes effectuées par un salarié sur son clavier, est en principe illicite, sauf circonstance exceptionnelle liée à un fort impératif de sécurité.
Une autre méthode de surveillance, celle du traçage informatique, qui consiste en la conservation des tâches accomplies à partir de l'outil informatique, peut être mise en place si elle respecte certaines règles.
Tout d’abord, les salariés doivent être informés des possibilités de traçage de leur outil informatique. D’autre part, les logs de connexion ne doivent pas être conservés plus de 6 mois. Le comité social et économique doit également être informé et consulté de la mise en place d'un outil de traçage informatique dès lors que celui-ci permet de surveiller l'activité du salarié. Enfin, la mise en place de ce système de contrôle impliquant la plupart du temps un traitement automatisé des données personnelles, l’employeur est tenu de respecter les obligations prévues par le RGPD.
Si votre employeur contrôle votre navigation sans respecter ces règles ou a utilisé des éléments obtenus illicitement dans une procédure de sanction ou de licenciement, n’hésitez pas à prendre contact avec notre cabinet, nous pouvons vous aider à rétablir vos droits.
J’ai cassé mon ordinateur portable professionnel dois-je en racheter un pour mon entreprise ?
Votre employeur ne peut pas vous demander de rembourser les dégradations ou la perte du matériel s’il a été cassé ou perdu involontairement.
Si le Code du travail prévoit que l’employeur peut effectuer une retenue de salaire dans le cas notamment de la fourniture d’outils et instruments nécessaires au travail, tel l’ordinateur portable professionnel, les juges conditionnent la mise en œuvre de cette disposition à l’existence d’une faute lourde (voir par exemple CA Toulouse, 23 juin 2017, n° 15/02757).
Ainsi ce n’est qu’en cas de faute lourde (par exemple, si vous dégradez volontairement l’ordinateur mis à votre disposition par votre employeur) que vous pourrez être condamné à verser à l'employeur des dommages intérêts.
En tout état de cause, il est essentiel de signaler l’incident dès que possible et de suivre les procédures établies par votre entreprise.
Quelles sanctions si mon employeur découvre que j’ai utilisé mon ordinateur portable professionnel à des fins personnelles ?
Tout d’abord, il convient d’indiquer que votre employeur doit prévoir dans le règlement intérieur de l’entreprise les règles concernant la discipline et la nature et l'échelle des sanctions ainsi que les dispositions encadrant les procédures disciplinaires et les droits de la défense. L’utilisation à des fins personnelles de votre ordinateur portable professionnel doit donc être explicitement interdite pour que votre employeur envisage une sanction, sauf à ce que cet usage personnel vienne perturber la bonne marche de l’entreprise.
Ensuite, une interdiction générale et absolue de toute utilisation d'internet à des fins autres que professionnelles ne paraît pas réaliste. Dans le cas d’une sanction ou d’un licenciement en raison d’un usage de votre ordinateur portable professionnel à des fins personnelles, les juges examineront le caractère abusif ou non de cet usage, notamment au regard de la durée et des activités exercées :
La cour d'appel de Chambéry a par exemple considéré que n'était pas fautif le salarié qui consacrait un temps limité à l'envoi de tweets non professionnels (environ 4 minutes par jour) pendant ses heures de travail (CA Chambéry, ch.soc., 25 févr. 2016, n° 15/01264).
N'ont pas été considérées comme déraisonnables et donc réellement abusives, les connexions de 6 heures 30 minutes sur une période d'un mois et demi, ce qui équivalait à plus d'une heure de consultation par semaine de 30 heures de travail – temps partiel (CA Bordeaux, ch. soc. sect. A,15 janv. 2013, n° 11/02062).
Le téléchargement sur son ordinateur portable professionnel de fichiers personnels volumineux, en l’espèce plus de 200 fichiers de jeux Nintendo illégalement téléchargés, n’est pas nécessairement constitutif d'une faute grave ou d’une cause réelle et sérieuse de licenciement (Cass., soc., 25 oct. 2017, n° 16-11.173).
À l’inverse, le licenciement pour faute grave d’un salarié ayant usé de la connexion Internet de l'entreprise, à des fins non professionnelles, pour une durée totale d'environ 41 heures sur un mois a été jugé régulier (Cass., soc., 18 mars 2009, n°07-44.247).
Constitue également une faute grave le fait pour une salariée de s’être connectée pendant son temps de travail à de très nombreuses reprises à de nombreux sites de voyage ou de tourisme, de comparaison de prix, de marques de prêt-à-porter, de sorties et événements régionaux ainsi qu'à des réseaux sociaux et à un site de magazine féminin, ces connexions s'établissant à plus de 10 000 sur une période d'un peu plus de 15 jours (Cass., soc., 26févr. 2013, n° 11-27.372).
En conclusion,
Il faut rester raisonnable dans l’usage personnel que vous faites de votre ordinateur portable professionnel.
Si votre employeur vous a sanctionné ou licencié en raison de cet usage et que vous avez des questions sur la licéité de la procédure ou que vous souhaitez contester cette sanction ou votre licenciement, n’hésitez pas à contacter le Cabinet BASIC ROUSSEAU AVOCATS.
